Wat doet een VA precies?
Een virtual assistant kan een breed scala aan taken uitvoeren vanuit een eigen werkplek voor verschillende bedrijven, van mkb’ers tot zelfstandige ondernemers. Dit kan variëren van administratieve ondersteuning zoals e-mailbeheer en agendabeheer, tot meer specialistische werkzaamheden zoals het beheren van websites en het creëren van content voor sociale media. Alles wat online geregeld kan worden, valt binnen de mogelijkheden van een VA. Flexibiliteit is dan ook de sleutel tot het succes van deze rol.
Neem contact op
Verschillende specialisaties
Zoals virtual assistant Marlon uitlegt: ‘Het werk van een VA is ontzettend divers. Sommigen richten zich op administratieve ondersteuning zoals agendabeheer, terwijl anderen juist technisch zijn en bijvoorbeeld websites onderhouden. Er zijn ook VA’s die zich specialiseren in social media, omdat zichtbaarheid op online platforms voor bedrijven steeds belangrijker wordt. Veel ondernemers hebben echter niet de tijd of kennis om dit goed aan te pakken. Sommige VA’s bieden zelfs bredere ondersteuning en profileren zich als online business managers (OBM’s). Deze professionals zijn minder uitvoerend en meer strategisch bezig, en zorgen ervoor dat taken op de juiste manier worden gedelegeerd.’
De voordelen van werken op afstand
Voor zowel bedrijven als zelfstandige ondernemers biedt de inzet van een VA veel voordelen. De verschuiving naar werken op afstand is in een stroomversnelling gekomen, mede door de pandemie. Flexibiliteit is hierbij een belangrijk voordeel; bedrijven kiezen er steeds vaker voor om gespecialiseerde ondersteuning in te huren voor een paar uur per week of maand, in plaats van een fulltime werknemer aan te nemen. Hierdoor kunnen bedrijven snel inspelen op veranderingen en blijven de kosten beheersbaar. Deze manier van werken heeft de vraag naar VA’s vergroot, omdat zij op elk gewenst moment, vanuit elke locatie inzetbaar zijn.
Vrijheid voor de VA
Voor velen die graag vanuit huis werken, is het werk als VA een aantrekkelijke kans. Met de juiste digitale tools kunnen zij naadloos communiceren met klanten en projecten beheren. Volgens Marlon is het gebruik van planningstools zoals Trello of Notion hierbij essentieel. ‘Opdrachtgevers kunnen hun wensen en taken delen via deze platforms, en VA’s kunnen de voortgang eenvoudig bijhouden en prioriteren. Deze manier van werken biedt veel vrijheid en flexibiliteit, waardoor VA’s zelf hun tijd kunnen indelen, binnen de gemaakte afspraken. Met tools zoals Toggl kunnen ze bovendien hun uren bijhouden voor verschillende opdrachtgevers.’
Top 10 taken van een virtual assistant
- Administratieve ondersteuning: e-mailbeheer, agendabeheer, notuleren, en het plannen van vergaderingen.
- Websitebeheer: ontwikkeling, onderhoud, en optimalisatie.
- Beheer van social media-kanalen.
- Redigeren en schrijven van teksten en blogs.
- E-mailmarketing en het opzetten van funnels.
- Klantenservice.
- Organiseren van evenementen.
- Opstellen en versturen van nieuwsbrieven.
- Verbeteren van werkprocessen.
- Projectmanagement en -ondersteuning.
De kwaliteiten van een goede VA
Een goede virtual assistant onderscheidt zich door efficiëntie, communicatieve vaardigheden en de vaardigheid om met diverse online tools te werken. VA’s zijn gewend om snel te schakelen tussen verschillende apps en programma’s, zoals Google Drive, Trello, Dropbox, en ontwerpsoftware zoals Canva. Dit maakt hen tot waardevolle partners voor bedrijven die snel resultaat willen zien. Daarnaast heeft elke VA vaak zijn eigen specialiteit, zoals projectmanagement of contentcreatie. Dit maakt het mogelijk om de juiste VA te kiezen voor de specifieke behoeften van een bedrijf.
Diensten
Conclusie: de veelzijdige VA
Met de snelle toename van VA’s in Nederland is er een nieuwe generatie professionals opgestaan die feilloos met digitale tools werkt en de voordelen van flexibel werken optimaal benut. Een goede VA zorgt voor meer efficiëntie en neemt werk uit handen, waardoor ondernemers zich kunnen richten op hun kernactiviteiten. Dit maakt de VA onmisbaar voor veel bedrijven. Marlon is ervan overtuigd dat het vak van virtual assistant toekomstbestendig is: ‘Nieuwe digitale tools zullen blijven komen, en zolang VA’s blijven leren en zich aanpassen, zal hun rol belangrijk blijven. Zij zijn de flexibele krachten die de veranderingen van de moderne werkwereld kunnen bijbenen.’